フリーランス・個人事業主にとって帳簿は避けて通れないものですが、みなさんは日々の経費レシート・領収書の管理ってどうしていますか？僕は長いことそれらを日頃のレシートと一緒にズボラな管理をしていて、いざ記帳するときに「これは仕事に関係あるレシートだっけ？」「この領収書って先週記帳しなかったっけ？遡らないとわからないな…」というような事態になり毎回大きなストレスになっていました。
今回はそんな僕が最終的に辿り着いた帳簿のための
究極の領収書管理術についてまとめてみましたので、ぜひ参考にしてみてください。
まず前提として、経費精算のためのツールはスマホに入れておくべきです。
毎日か毎週か、時間を決めてまとめて記帳できるほどのストイックさを持っている人ならばいいのですが、そうでない人はできるときにやりましょう。作業をできるだけ細切れにして、レシート１枚でも記帳。人との待ち合わせまでの５分で記帳。カフェに着いたらまず記帳。この習慣づけをするだけでもレシートがたまらないので記帳が非常にはかりどります。結果的にこれが確定申告前の負担を大幅に減らしてくれることになるのでやらない手はないと思います。
でもそんなふうに細切れにいちいち経費精算するのも億劫…と思われるかもしれませんが、今回ご紹介するアイテムがそれを可能にしてくれます。どれも簡単に手に入るものばかりなので、ぜひチャレンジしてみてください。
こちらが最大限効率化する通称「経費精算セット」です。
- ポーチ
- ペン
- 出金伝票
- 済ハンコ
という構成になっています。
済ハンコは記帳が済んだレシートに押します。
これを押すことで「記帳が済んだかどうかがわからないレシート」の発生を防ぐことができます。
インクが最初から補填されているのでいつでもどこでも「済」を押すことができます。「済」を手書きしてもいいのですが、大きさが均一でみやすいのと視認性が高いことから済ハンコを採用しています。
出金伝票はレシートが発生しない出費（主に交通費）の記帳の際に使用します。あとは電子決済などでレシートをすぐに発行できない状況でも一度出金伝票に控えておいて、後からレシートと差し替えるーということもできるので、何かと重宝しています。コクヨの出金伝票が一番紙質が良く、コンパクトで持ち運びやすい印象があります。
済んだレシートや出金伝票をポーチに入れて管理します。僕はまだ記帳していないレシートはお財布に、記帳済みのレシートはポーチに入れるように決めていますが、個人事業に関係のあるレシートは全てポーチに入れてしまう、という方法でもありだと思います。済ハンコがあれば記帳したかどうか一目瞭然なので安心ですね！
こういった形で「経費精算セット」を運用しています。皆さんは記帳に際してどんな工夫をしていますか？便利な方法があればぜひ教えてください。
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